Una Gestión de Documentación de 10
10 de los pilares en los que basamos nuestra gestión de esta área:
- Establecer un Sistema óptimo de Organización Documental:
- Establecemos un sistema claro para organizar la documentación del proyecto.
- Clasificamos y etiquetamos los documentos de manera coherente.
- Flexibilidad a la hora de utilizar el software y procedimiento del Cliente.
- Mantenemos Documentación Actualizada:
- Mantenemos actualizados los documentos a medida que evoluciona el proyecto.
- Revisamos y actualizamos fechas, versiones y contenido relevante.
- Garantizamos Acceso Controlado:
- Garantizamos que el acceso a la documentación esté controlado
- Asignamos permisos de manera adecuada para mantener la confidencialidad.
- Implementamos Versiones de Documentos:
- Implementamos un sistema de versiones para llevar un registro de cambios.
- Aseguramos que todos tengan acceso a la versión más reciente.
- Facilitamos la Búsqueda de Documentos:
- Facilitamos la búsqueda y recuperación de documentos.
- Utilizamos palabras clave y metadatos para mejorar la accesibilidad.
- Realizamos Auditorías de Documentos:
- Realizamos auditorías periódicas de la documentación.
- Verificamos la integridad y consistencia de los documentos almacenados.
- Garantizamos Cumplimiento Normativo:
- Garantizamos que la documentación cumpla con normativas y estándares.
- Mantenemos registros para demostrar conformidad en caso de auditorías.
- Establecemos Procedimientos de Aprobación:
- Establecemos procedimientos claros para la aprobación de documentos.
- Aseguramos que todos los documentos sean revisados y aprobados según sea necesario.
- Promovemos Colaboración en Documentación:
- Fomentamos la colaboración en la creación y actualización de documentos.
- Utilizamos herramientas que permitan la edición simultánea de documentos.
- Resguardamos Documentos Importantes:
- Resguardamos documentos críticos y sensibles de manera segura.
- Implementamos medidas de respaldo para prevenir la pérdida de información crucial.
